Kurumsal mail, kendi alan adınızla kullanılan e-posta hizmetidir; adres [email protected] biçimindedir. Ücretsiz e-postadan farkı yalnızca görünüm değildir: hesaplar kurumun denetimindedir, çalışan ayrıldığında hesap ve içeriği kurumda kalır, kimlik doğrulama kayıtları tanımlanabilir ve yedekleme ile arşivleme kurgulanabilir.

Dört seçenek vardır. Microsoft 365, Office uygulamaları ve Teams ile bütünleşik çalışmak isteyen kurumlar için uygundur. Google Workspace, Drive ve Meet ile birlikte çalışan, güçlü arama isteyen ekipler için tercih edilir. Kendi mail sunucunuz, verinin tamamen kurumda kalması gerektiğinde kurulur. Firmaya özel barındırılan mail ise sabit maliyet ve bakımsız kullanım isteyenler içindir. Seçimi kullanıcı sayısı, veri hassasiyeti ve bütçe belirler.

Verinin hiçbir dış servise gitmemesi gerekiyorsa, çok sayıda hesap ve büyük kota ihtiyacınız varsa veya özel entegrasyonlar kuracaksanız kendi mail sunucunuz mantıklıdır. Buna karşılık sunucunun sürekli bakımı, güvenlik güncellemeleri, spam yönetimi ve itibar takibi gerekir. Bu yükü üstlenecek bir yapı yoksa barındırılan seçenekler daha sağlıklıdır. Sunucu tarafı için cloud sunucu hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.

Sebep çoğu zaman içerik değil, eksik kimlik doğrulama kayıtlarıdır. Alıcı sunucu gelen e-postayı üç denetimden geçirir: SPF, bu sunucunun o alan adı adına gönderim yetkisi olup olmadığını; DKIM, imzanın geçerli olup olmadığını ve mesajın yolda değiştirilip değiştirilmediğini; DMARC ise ilk iki denetim başarısız olduğunda ne yapılacağını belirler. Üç kayıt doğru tanımlandığında e-posta gelen kutusuna düşer.

Bunlar alan adınız adına e-posta gönderilmesini denetleyen DNS kayıtlarıdır. SPF, hangi sunucuların sizin adınıza gönderim yapabileceğini listeler. DKIM, giden her mesaja dijital imza ekler ve mesajın değiştirilmediğini kanıtlar. DMARC, SPF ve DKIM başarısız olduğunda alıcı sunucunun ne yapması gerektiğini söyler ve size raporlama sağlar. Üçü birlikte hem teslimatı iyileştirir hem de adınıza sahte e-posta gönderilmesini zorlaştırır.

Evet. Göç, siz çalışmaya devam ederken arka planda yapılır: önce hesaplar, kotalar ve yönlendirmeler envanteri çıkarılır, yeni sistemde hesaplar açılıp alan adı doğrulanır, mevcut postalar klasör yapısıyla birlikte kopyalanır, ardından MX kaydı yeni sisteme yönlendirilir ve geçiş anında gelen postalar son eşitlemeyle tamamlanır. Eski postalar, klasörler ve takvim kayıtları korunur.

Microsoft 365 ve Google Workspace altyapının sürekliliğini garanti eder ancak kullanıcı hatasıyla silinen, fidye yazılımıyla şifrelenen veya çalışan ayrıldıktan sonra kaybolan veriden sorumlu değildir. Bu nedenle posta kutularının ayrı bir yedeğinin tutulmasını öneriyor ve bu yedeklemeyi kuruyoruz.

Hesap açma, kapatma ve yetkilendirme, kota takibi, dağıtım grupları ve ortak posta kutularının yönetimi, spam ve oltalama kurallarının güncellenmesi, SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının doğruluğunun izlenmesi, gönderim itibarının takibi, yedeklemenin doğrulanması ve sorun durumunda müdahale bakım kapsamındadır.